Quanto custa não ter um sistema para pet shop (os custos invisíveis do improviso)

Quando alguém pergunta sobre o custo de sistema para pet shop, quase sempre pensa na mensalidade: “X reais por mês”. Só que a pergunta mais importante não é essa. A pergunta certa é: quanto custa NÃO ter um sistema para pet shop?

Neste artigo, vamos olhar para os custos invisíveis do improviso: perdas de estoque, retrabalho, erro fiscal, decisões no escuro e aquela sensação de trabalhar muito e ver pouco resultado.
Se você ainda está no caderninho ou em planilhas, vale também ler o post Do caderninho ao ERP: quando o seu pet shop precisa de um sistema de gestão de verdade.

1. O custo de sistema para pet shop x o custo do improviso

Um sistema minimamente estruturado custa algum valor fixo por mês. Já o improviso – planilhas, caderninho, “sisteminha” mal configurado – custa dinheiro todo dia, só que de forma silenciosa:

• Produtos vencendo na prateleira.
• Vendas perdidas por falta de estoque.
• Retrabalho em lançamentos manuais.
• Erros fiscais que viram multas e dor de cabeça.
• Decisões tomadas no achismo, sem número confiável.

Quando você soma tudo isso, percebe que o custo de não ter um sistema para pet shop é quase sempre maior do que a mensalidade de um bom sistema.

2. Perdas de estoque: o dinheiro que some devagarinho

Estoque é, de longe, um dos maiores vilões do lucro. Em pet shop, isso é ainda mais grave: rações, petiscos, medicamentos e produtos de higiene têm validade, variação de preço e giro diferente.

Sem um controle organizado, que um bom sistema oferece, você acaba:

• Deixando produtos vencerem na prateleira.
• Comprando demais o que gira pouco e de menos o que gira muito.
• Vendendo itens com preço desatualizado, perdendo margem.

Se você ainda não viu, recomendo o artigo Gestão de estoque para pet shop: guia prático para parar de perder dinheiro na prateleira, onde aprofundamos esse tema.

Agora pense em números: se você perde em média R$ 300, R$ 500 ou R$ 800 por mês em produtos vencidos, compras erradas e rupturas, esse valor já é, na prática, um custo de não ter um sistema.

3. Retrabalho: o custo da falta de processo

Outro custo invisível é o tempo da equipe. Sem um sistema integrado, você multiplica o retrabalho:

• Anota venda no caderninho e depois lança em outro lugar.
• Agenda banho e tosa em um lugar e cobra em outro.
• Passa dados de cliente e pet de um sistema para outro na mão.

Esse vai-e-volta gera:

• Mais erros de digitação.
• Mais tempo para fazer o básico.
• Mais estresse com clientes esperando no balcão.

No artigo 6 erros de gestão que fazem um pet shop perder dinheiro (e como o sistema certo resolve isso), a gente mostra como esse retrabalho mina o resultado mês a mês.

Se você somar o tempo da equipe gasto com tarefas manuais, vai ver que uma parte do seu custo de sistema para pet shop já está sendo paga em forma de horas desperdiçadas hoje.

4. Erro fiscal e contábil: o barato que sai caro

Emissão de documentos, apuração de impostos, envio de informações para o contador… tudo isso, feito no improviso, aumenta o risco de:

• Notas emitidas com CFOP, CST ou alíquotas erradas.
• Divergência entre o que está no caixa, no banco e na contabilidade.
• Multas, notificações e aquele “puxão de orelha” do contador.

Um sistema adequado ao segmento pet ajuda a padronizar a parte fiscal, reduzir erro humano e facilitar a vida do contador. Isso não só diminui risco de multa, como evita aquele tempo gasto “caçando” inconsistências.

Coloque na conta: uma única multa mais séria pode pagar meses ou até anos de uso de um bom sistema.

5. Decisões sem dados: o custo de gerir no escuro

Sem relatórios confiáveis, o dono do pet shop toma decisão no feeling:

• “Acho que esse produto vende bem.”
• “Acho que esse serviço dá dinheiro.”
• “Acho que o movimento caiu.”

A questão é que “achismo” raramente bate com os números reais. Um ERP para pet shop permite ver:

• Quais produtos e serviços realmente dão lucro.
• Quais clientes/pets mais consomem.
• Quais horários, dias e equipes performam melhor.

Sem isso, você pode estar investindo em campanhas, produtos e serviços que não retornam o suficiente, enquanto deixa oportunidades reais passarem.

6. Imagem com o cliente: o custo da experiência ruim

Outro custo invisível: a experiência do cliente. Sem um sistema organizado, é comum acontecer:

• Perder histórico de atendimento do pet.
• Esquecer retornos, vacinas ou banhos agendados.
• Demorar demais no caixa por causa de confusão com lançamento.

Cada experiência ruim aumenta o risco de o cliente procurar outro pet shop – e o custo de perder um cliente fiel, que voltaria várias vezes ao ano, é altíssimo.

7. Colocando na ponta do lápis: uma conta simples

Vamos fazer uma conta bem conservadora. Imagine que, hoje, sem sistema, seu pet shop perde por mês:

• R$ 200 em produtos vencidos ou compras erradas.
• R$ 150 em retrabalho (tempo da equipe desperdiçado em tarefas manuais).
• R$ 150 em oportunidades perdidas (clientes que você deixa de fidelizar ou atender direito).

Isso já dá R$ 500 por mês em custo invisível. E estamos falando de números modestos: em operações maiores, esse valor pode ser muito maior.

Agora compare isso com o custo de sistema para pet shop. Em muitos casos, a mensalidade de um bom ERP é menor do que o dinheiro que você já perde hoje sem perceber.

8. Como escolher um sistema que realmente reduza esses custos

Não basta ter qualquer sistema: é preciso escolher um que realmente ajude a reduzir perdas, retrabalho e erros. Para isso, vale usar o checklist do artigo Como escolher o melhor sistema para pet shop (checklist definitivo) e comparar as opções de mercado.

Na hora de analisar, pergunte:

• Este sistema me ajuda a controlar melhor o estoque?
• Reduz retrabalho da equipe no dia a dia?
• Diminui risco fiscal e facilita a vida do contador?
• Entrega relatórios que me ajudam a decidir melhor?

9. Resumindo: o que é mais caro para o seu pet shop?

No fim das contas, a pergunta não é “quanto custa um sistema?”, mas sim: quanto custa continuar sem um sistema para pet shop?

• Perdas de estoque que ninguém vê.
• Retrabalho constante na operação.
• Risco fiscal aumentando a cada mês.
• Decisões importantes tomadas no escuro.

Quando você olha para tudo isso junto, o custo de sistema para pet shop passa a ser um investimento para parar de perder dinheiro, e não apenas mais uma despesa.

Se você quer ver na prática como um sistema pode ajudar a reduzir esses custos invisíveis, vale conhecer o sistema para pet shop PetMaster e comparar o que ele oferece com o que você vive hoje no dia a dia da loja.